L’entretien annuel d’évaluation est le moment phare de l’année pour s’entretenir de manière approfondie avec vos collaborateurs. Bien plus qu’un rendez-vous formel pour évaluer les performances, c’est aussi un excellent moyen de prendre la température sur l’état d’esprit et le comportement des équipes.
Temps fort de l’année, l’entretien annuel d’évaluation permet de passer en revue l’atteinte des objectifs de l’année écoulée, d’effectuer un bilan complet et détaillé des missions remplies par le collaborateur et de fixer de nouveaux caps pour l’année à venir.
Je vous présente ici quelques clés pour réussir et optimiser vos entretiens annuels d’évaluation.
Comment se déroule un entretien d'évaluation ?
Organisé en amont, l’entretien annuel est un rendez-vous formel pris entre le salarié et son N+1.
Il se déroule généralement en fin d’année ou au début de l’année suivante afin que le bilan des actions soit exhaustif.
Selon la fonction de votre salarié, il est aussi possible d’effectuer l’entretien annuel à la date d’anniversaire d’embauche de votre collaborateur. La législation n’encadrant pas le dispositif de l’entretien annuel d’évaluation, il reste libre dans sa mise en œuvre et à vous de l’organiser comme bon vous semble. La date et l’heure sont convenues et communiquées au préalable au salarié. L’entretien annuel d’évaluation fait l’objet d’un support de préparation transmis en amont aux salariés de l’entreprise.
C’est généralement le service RH qui le construit et le Manager direct du salarié qui mène l’entretien.
En pratique, un délai entre 8 à 15 jours est nécessaire pour que le salarié s’approprie le support et ait le temps suffisant pour le compléter pour le jour J.
Comment préparer l'entretien annuel avec un salarié ?
Plus qu’un point d’étape dans la carrière du salarié, l’entretien annuel d’évaluation est le moment qui permet de vérifier les engagements pris par chacune des parties, employeur et collaborateur.
Impliquez votre collaborateur
Afin d’impliquer votre collaborateur dans la démarche, demandez-lui de réaliser son propre bilan.
Pour faciliter la procédure, fournissez-lui une grille d’auto-évaluation.
Formalisée selon plusieurs critères, il aura ainsi l’occasion de porter un regard sur lui-même au niveau des compétences techniques et professionnelles demandées dans le cadre de sa fonction.
Pour que le bilan soit clair et exploitable, je vous conseille de le présenter sous la forme d’une grille de questions auxquelles le collaborateur pourra répondre par :
- Oui/Non
- Un nuancier (tout à fait d’accord / plutôt d’accord / pas du tout d’accord)
- Un système de notation de 1 à 10
Il est aussi important de prévoir des espaces vierges pour que le salarié puisse y mentionner ses commentaires éventuels.
De votre côté, vous complèterez également le support afin d’avoir la même base d’échange le jour de l’entretien.
Grâce à ce temps de préparation et cette réciprocité, votre collaborateur sentira l’intérêt de la démarche d’évaluation et aura la confirmation d’être davantage écouté et impliqué dans votre collaboration mutuelle.
Appuyez-vous sur le précédent bilan d'évaluation
L’entretien annuel d’évaluation est la feuille de route à suivre pour apprécier le bilan de l’année écoulée et construire la trajectoire de l’année à venir. Il est donc important de capitaliser sur le bilan d’évaluation de l’année passée afin de valider ou non l’atteinte des objectifs fixés. D’une manière plus détaillée, il s’agit de faire le point sur les étapes professionnelles rencontrées au cours de l’année que ce soit en terme de réussites, de succès individuels ou collectifs mais aussi en terme d’axes d’amélioration et d’attentes pour la bonne poursuite de la collaboration.
Soulignez les réussites de votre collaborateur pour mieux les valoriser
Pour apprécier dans les meilleures conditions le bilan de la période de travail de votre collaborateur, il est important de mesurer en toute objectivité toutes les étapes traversées au cours de l’année.
Lors de votre échange, ce sera l’occasion de valoriser les réussites de votre collaborateur afin de lui donner l’élan attendu pour poursuivre ses efforts.
Identifiez les axes d'amélioration à travailler par votre salarié
Lors de l’évaluation globale du collaborateur, vous serez amené à soulever les axes d’amélioration à travailler par votre salarié. S’il a commis des erreurs, rencontré des difficultés notables parmi les missions qui lui avaient été demandé de remplir, l’entretien annuel d’évaluation est l’occasion de les notifier. Les compétences manquantes pourront être comblées par des actions de formation, quant aux aspects plus opérationnels, ils seront des points de vigilance à avoir tout au long de la période.
Fixez de nouveaux objectifs
A l’issue de l’évaluation et du temps d’échange avec votre collaborateur, il sera temps de fixer ses nouveaux objectifs pour l’année à venir. Cette phase d’engagement sera le moment de valider avec lui la bonne poursuite de votre collaboration. Afin qu’il ait une vision claire de ce qui est attendu, il vous appartient de fixer des objectifs quantifiables, mesurables, en lien avec son activité principale, temporels c’est-à-dire évaluable dans le temps donné et de focaliser sur un nombre d’objectifs cohérent avec sa charge de travail.
Je vous invite aussi à préciser qu’en fonction de la conjoncture ou de difficultés notables au cours de la période, les objectifs pourraient être révisés.
Quelles sont les questions à poser en entretien d'évaluation?
Vous l’avez compris, l’entretien annuel d’évaluation est un véritable temps d’échange entre collaborateur et manager. C’est donc l’occasion idéale de poser et de vous poser réciproquement les bonnes questions pour poursuivre votre collaboration dans les meilleures conditions.
Parmi les questions à poser à votre salarié, vous aborderez les aspects techniques liés à son poste de travail. Afin d’apprécier les efforts, performances et réussites dans le cadre de sa fonction, des questions relatives aux objectifs seront également à poser.
Voici quelques exemples de questions à poser à votre collaborateur :
- Quels étaient vos objectifs fixés pour l’année ?
- Les avez-vous atteints ? Si non, pourquoi ?
- Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
- Comment les avez-vous surmontées ?
- Quelles sont, d’après vous, vos trois plus belles réussites cette année ?
- Quels sont, selon vous, les axes à améliorer pour l’année à venir ?
- Quelles sont vos souhaits en terme d’évolution professionnelle ?
- Quels sont les qualités que vous estimez nécessaires pour y arriver ?
- Avez-vous des besoins pour améliorer votre efficacité au travail ?
- Avez-vous un projet / souhait de formation ?
A quelles questions s'attendre de la part du collaborateur ?
Parmi les questions que votre collaborateur pourrait être amené à vous poser, voici les plus fréquentes :
- Comment avez-vous déterminé les objectifs que vous m’avez fixés ?
- Quelles attentes avez-vous au niveau professionnel ?
- Quels moyens allez-vous mettre en œuvre pour m’accompagner dans l’atteinte de mes objectifs ?
- Qu’en est-il de ma rémunération ? Au vu de ma charge de travail et de l’ambition de l’entreprise, comment avez-vous pensé revaloriser mon salaire ?
- Avez-vous pensé à renforcer l’équipe en terme de ressources humaines ?
- Quelles formations internes proposez-vous pour me permettre d’acquérir de nouvelles compétences ?
Comment faire de l'entretien annuel un levier de motivation et de performance ?
L’entretien annuel d’évaluation est un outil mis au service de la stratégie d’entreprise. Utilisé comme moyen d’échange et d’anticipation, il fait partie des procédés internes pour appuyer la performance de l’organisation et des équipes qui la compose.
C’est l’occasion d’écouter, de reformuler, de valider les attentes du collaborateur et de renforcer la relation professionnelle qui vous lie. Intervenant comme un temps fort une fois par an mais aussi par le suivi des étapes tout au long de l’année, il s’inscrit comme un levier de motivation et de performance individuelle pour le collaborateur et le manager, au service de l’entreprise.
Comment et pourquoi digitaliser les entretiens RH ?
Parce que les entretiens vont passer entre plusieurs mains, il est utile de penser à les dématérialiser afin de faciliter leur transmission. Salarié, manager, supérieur hiérarchique 2e niveau, service RH… voici quelques-uns des acteurs qui interviendront en amont ou aval de l’analyse des entretiens annuels. Pour éviter de perdre en informations, de gagner du temps dans leur exploitation et d’assurer leur suivi, la digitalisation des supports est le meilleur moyen de les optimiser.
Parmi les solutions logicielles, en premier lieu, vous aurez la main sur le lancement de vos campagnes d’entretiens en quelques clics.
Deuxièmement, cela permettra de centraliser et d’analyser les données issues des échanges. Toutes les demandes seront facilement accessibles et le suivi de celles-ci identifiable en temps réel.
Enfin, la mise en place d’outils digitalisés fait partie de l’ergonomie du travail. Elle facilite l’expérience utilisateurs, facilite les accès et renforce l’autonomie des collaborateurs dans la gestion des données les concernant.
D’un point de vue général, la digitalisation des entretiens RH participe donc à améliorer la qualité des process et des relations de travail en entreprise.
Bons entretiens annuels à vous !
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